Eine vergessene Kündigungsfrist bei einem SaaS-Vertrag kostet im Schnitt 3.000–5.000 Euro – weil der Vertrag sich automatisch um ein Jahr verlängert. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl Ihrer Verträge und Sie ahnen, welches Einsparpotenzial hier schlummert.
Das Problem mit manueller Fristüberwachung
Die meisten Unternehmen „überwachen" ihre Fristen so: Jemand trägt sich das Enddatum im Kalender ein und hofft, dass er die Erinnerung nicht übersieht. Das funktioniert bei 5 Verträgen. Bei 50 oder 500 nicht mehr.
Typische Probleme:
- Die Person, die den Kalender-Eintrag hatte, ist nicht mehr im Unternehmen
- Die Erinnerung kommt zu spät – die Kündigungsfrist ist schon abgelaufen
- Unterschiedliche Fristen (30 Tage, 3 Monate, 6 Monate) werden verwechselt
- Verträge mit automatischer Verlängerung werden gar nicht erst eingetragen
Die Lösung: Mehrstufige automatische Erinnerungen
Ein systematisches Frist-Monitoring arbeitet mit mehreren Erinnerungsstufen:
90 Tage vorher: Strategische Vorbereitung
Genug Zeit, um den Vertrag zu evaluieren: Wird die Software noch benötigt? Gibt es günstigere Alternativen? Können wir in Verhandlungen gehen?
60 Tage vorher: Entscheidung treffen
Spätestens jetzt sollte die Entscheidung stehen: Verlängern, kündigen oder nachverhandeln. Bei einer 90-Tage-Kündigungsfrist ist jetzt der letzte Moment.
30 Tage vorher: Letzte Warnung
Falls noch nicht gehandelt wurde: Dringende Erinnerung an den Verantwortlichen. Bei kürzeren Kündigungsfristen die kritische Phase.
Was gute Erinnerungssysteme können
- Mehrstufige Benachrichtigungen: Nicht nur eine Erinnerung, sondern eine Kette von Benachrichtigungen mit steigender Dringlichkeit
- Mehrere Empfänger: Der Vertrag gehört zur Marketing-Abteilung, aber auch die IT und das Controlling sollen informiert werden
- Verschiedene Kanäle: E-Mail-Erinnerungen plus In-App-Benachrichtigungen
- Konfigurierbare Vorlaufzeit: Verschiedene Verträge brauchen unterschiedliche Vorlaufzeiten
- Auto-Archivierung: Abgelaufene Verträge ohne automatische Verlängerung werden automatisch archiviert
Rechenbeispiel: Der ROI von Erinnerungen
Ein Unternehmen mit 80 Softwareverträgen:
- Durchschnittliche Vertragskosten: 200 €/Monat
- Ohne Monitoring: 5 verpasste Kündigungen pro Jahr = 5 × 2.400 € = 12.000 € unnötige Kosten
- Mit automatischen Erinnerungen: 0 verpasste Kündigungen
- Kosten des Tools: 59 €/Monat = 708 €/Jahr
- Netto-Ersparnis: 11.292 €/Jahr