Unternehmen mit mehreren Standorten, Tochtergesellschaften oder Kunden stehen vor einer besonderen Herausforderung: Jede Einheit hat eigene Softwareverträge, eigene Budgets und eigene Verantwortliche – aber die Geschäftsführung braucht den Gesamtüberblick.
Wer braucht Multi-Mandanten?
Unternehmen mit Standorten oder Niederlassungen
Jeder Standort verwaltet seine eigenen Lizenzen, aber die IT-Leitung muss standortübergreifend konsolidieren und vergleichen können.
Konzerne mit Tochtergesellschaften
Rechtlich eigenständige Einheiten mit getrennten Budgets, aber gemeinsamer IT-Strategie. Die Holding braucht Einblick, ohne die Autonomie der Töchter einzuschränken.
IT-Dienstleister und MSPs
Managed Service Provider verwalten Lizenzen für mehrere Kunden. Jeder Kunde muss seine eigenen Daten haben – ohne Zugriff auf die Daten anderer Kunden.
Agenturen
Agenturen, die Software für ihre Kunden lizenzieren und weiterberechnen, brauchen eine saubere Trennung pro Kunde – inklusive EK/VK-Tracking.
Anforderungen an Multi-Mandanten-Verwaltung
Datenisolation
Jeder Mandant muss eine eigene, isolierte Datenhaltung haben. Ein Benutzer in Mandant A darf niemals Daten von Mandant B sehen – auch nicht versehentlich.
Zentrale Verwaltung
Administratoren müssen zwischen Mandanten wechseln können, ohne sich jedes Mal neu einzuloggen. Ein Klick – und Sie sind im nächsten Mandanten.
Selbstverwaltung
Mandanten sollten selbstständig erstellt und konfiguriert werden können – ohne dass der Support eingreifen muss. Das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.
Individuelle Konfiguration
Jeder Mandant hat eigene Einstellungen: Firmenname, Logo, Primärfarbe, Standardwährung, benutzerdefinierte Felder. Die Konfiguration eines Mandanten beeinflusst die anderen nicht.
Benutzer-Zuordnung
Ein Administrator kann Zugang zu mehreren Mandanten haben. Die Benutzerkonten werden zentral verwaltet, die Zugriffsrechte sind mandantenspezifisch.
Self-Service vs. Admin-Verwaltung
Idealerweise bietet eine Multi-Mandanten-Lösung beides:
- Self-Service: Berechtigte Benutzer können selbst neue Mandanten anlegen, konfigurieren und bei Bedarf wieder löschen
- Zentrale Steuerung: Die übergeordnete Instanz kann Limits setzen (max. Anzahl Mandanten), Mandanten sperren und den Überblick behalten
Praxisbeispiel: IT-Dienstleister mit 15 Kunden
Ein IT-Dienstleister verwaltet die Softwarelizenzen für 15 mittelständische Kunden. Für jeden Kunden gibt es einen eigenen Mandanten mit:
- Eigenem Branding (Logo und Farben des Kunden)
- Eigener Standardwährung
- Eigenen Benutzern (der Kunde kann selbst Verträge einsehen)
- EK/VK-Tracking (Einkaufspreis des Dienstleisters vs. Weiterberechnungspreis)
Der Dienstleister wechselt per Klick zwischen den Mandanten und hat gleichzeitig die aggregierten Gesamtkosten im Blick.