Die durchschnittlichen SaaS-Ausgaben eines Unternehmens haben sich in den letzten fünf Jahren verdoppelt. Gleichzeitig zeigen Analysen, dass 25–30 % dieser Ausgaben auf ungenutzte, doppelte oder überdimensionierte Lizenzen entfallen.
Die gute Nachricht: Mit systematischer Lizenzverwaltung lassen sich diese Kosten identifizieren und reduzieren – ohne auf benötigte Software zu verzichten.
Wo verstecken sich unnötige Kosten?
Ungenutzte Lizenzen
Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, Projekte enden, Teams wechseln Tools – aber die Lizenzen laufen weiter. In Unternehmen ab 50 Mitarbeitern sind typischerweise 15–20 % der Lizenzen inaktiv.
Überdimensionierte Pläne
Viele Teams nutzen Enterprise-Pläne, obwohl die Business-Version ausreichen würde. Oft wurde beim Kauf „auf Nummer sicher" gegangen – und dann nie überprüft.
Doppelte Abonnements
Marketing nutzt Tool A, Sales nutzt Tool B – für denselben Zweck. Ohne zentrale Übersicht bleiben solche Duplikate jahrelang unentdeckt.
Verpasste Jahresrabatte
Monatliche Abrechnung ist flexibel, aber teurer. Bei vielen SaaS-Anbietern sparen Sie 15–20 % durch den Wechsel auf jährliche Zahlung.
5 Strategien zur Kostensenkung
1. Vollständige Inventarisierung
Der erste Schritt ist immer der gleiche: Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick über alle laufenden Software-Verträge. Erfassen Sie für jeden Vertrag:
- Monatliche/jährliche Kosten
- Anzahl der Lizenzen vs. tatsächliche Nutzer
- Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist
- Verantwortliche Abteilung
2. Kosten nach Kategorie analysieren
Gruppieren Sie Ihre Verträge nach Kategorien (CRM, Projektmanagement, Kommunikation, Entwicklung, etc.). Oft zeigt sich, dass eine Kategorie überproportional viel Budget verschlingt – oder dass mehrere Tools denselben Bedarf abdecken.
3. Verhandlungsposition stärken
Mit einem klaren Überblick über Ihre Nutzungsdaten verhandeln Sie aus einer Position der Stärke. Sie wissen genau, wie viele Lizenzen Sie wirklich brauchen und können beim Renewal gezielt downsizen.
4. Kündigungsfristen aktiv managen
Richten Sie Erinnerungen ein, die Sie 60–90 Tage vor Vertragsende benachrichtigen. So haben Sie genügend Zeit, die Nutzung zu evaluieren und ggf. zu kündigen oder nachzuverhandeln.
5. Monatlich auf Jahresabrechnung umstellen
Bei Software, die Sie langfristig nutzen, lohnt sich der Wechsel auf jährliche Zahlung fast immer. Rechnen Sie die Ersparnis aus und priorisieren Sie die Umstellung nach absoluter Ersparnis.
ROI einer Lizenzmanagement-Lösung
Eine Lizenzmanagement-Software kostet typischerweise zwischen 30 und 150 € pro Monat – und identifiziert in den ersten Wochen oft Einsparpotenziale im vier- bis fünfstelligen Bereich. Der ROI stellt sich in der Regel innerhalb des ersten Monats ein.